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管理組合

マンション理事会文書をWEB化することのススメ

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マンションの理事会で配布された各種文書や議事録をWEB化することは、閉鎖された理事会の情報を公開(見える化)することになります。マンション住民に理解を得られ、スムーズなマンション管理を行うことになります。WEB上で、可視化すると外出先からも確認ができるメリットがあります。過去の資料が把握でき、理事の引継ぎにも効果的なのではないでしょうか。BCP対策にもつながるのではないでしょうか。

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マンション理事会文書は重要

マンションの規模にも、大規模マンションもあれば、小規模なマンションも存在します。しかし、理事会が開催されないマンションは、非常に危険なマンションであると言えます。

マンションで重要な文書としては、理事会で配布された各種文書や理事会議事録があります。どちらもマンションの貴重な財産です。

理事会に出席する理事は、毎年変更となりますので、過去に議論した理事会の文書が分からないと、議論の経緯が分かりません。せっかく時間をかけた議論が、スタートに戻ってしまったり、方向性を見誤ってしまう可能性もあります。

特に、理事が入れ替わった第1回目の理事会では、それまでの継続審議事項や課題が理解できず、復習するだけで身になる議論ができず、時間が無駄になる可能性もあります。

理事でない方にとっては、過去の理事会でどのようなことが話し合われているのかが分からないため、閉鎖された理事会の空間で勝手に物事が決められてしまうと危惧していることも少なくありません。

理事会だけで決めないで、「もっと住民の意見を取り入れるべきだ!」と思っている区分所有者が少なくともいます。だったら理事になって理事会で発言してほしいとも思いますが、不思議と「理事(役員)には、なりたくない。」と固辞する人もいます。

過去数年前に議論した内容が再び議案となる場合もあります。2年前に実施した排水管清掃の検討課題や結果はどうだったのかと過去の記録を参考にしたいという事案もでてきます。

よいマンション管理をするためには、理事会で提示された資料や文書、話し合われた記録を記した理事会議事録の保管が大切であるのです。

住民への情報開示のススメ

よいマンション管理を行うためには、住民に理事会の議事だけではなく、どうして理事会での結論となったのか知らせた方がよいのではないかと考えます。

例えば、何かを議論する場合には、住民アンケートを行いますが、その結果のみしか議事録には書かれていないことが多く、自由回答の欄が議事録に反映されていません。

そのため賛成/反対は分かるけれども、賛成/反対の理由やその他の意見を知りたいと思っても、情報を入手する手段がありません。

住民への情報開示を行う方法として、紙媒体と電子的媒体が考えられます。

紙媒体での開示方法

区分所有者へ情報を開示するための方法の一番多く使われている手段は、共用部分への紙媒体の掲示です。

ポスト前など住民の動線上に設置した掲示版に、住民に知らせたい情報を掲示して、お知らせをするものです。

ただし、掲示版には物理的な制約があり、多くの掲示物を貼ることはできません。理事会議事録を掲示したとしても、掲示期間を設けていることが多いです。

次の理事会が開催されて、新しい議事録が作成されたら、前の理事会議事録は剥がされてしまう運命にあります。

過去の理事会議事録を見たい場合は、フロントでファイリングしている議事録綴りを見る必要があります。議事録は、理事会が開催された結論としてまとめられています。

ましてや、理事会で提供された資料や文書などは、掲示板に貼られることはなく、ファイリングもされていないので、議事録だけを読んでも内容や背景が不明な場合があります。

掲示版の位置に住民が読むスペースがない場合もあり、住民がナナメ読みをせざるを得なく、せっかく掲示された内容が十分に伝わらない可能性もあります。

電子媒体での開示方法

紙媒体ではなくも電子媒体で住民への情報を開示することをオススメします。過去の資料を全て電子媒体化して、WEBにて情報を開示します。

WEB化することで、移動時間の隙間時間など好きな時間に理事会からの情報を入手することができます。

紙媒体と違って、過去の資料も保管しておくことや過去資料を検索して参考にするメリットもあります。

「管理規約の変更後の配布方法どうするのか」で綴ったように、情報通信機器の保有率が95%とほとんどの人が何らかのインターネット接続手段を持っています。

スマートフォン(スマホ)一つあれば、ショッピング・ニュース・天気予報などの情報が得られる時代です。マンションに関する情報もインターネットから得られるように構築することが利便性を高め、住民への周知にも役立つのではないでしょうか。

最近は、BCP(事業継続計画)が問われるようになりました。管理会社が重要なデータを保管していると頼り切っていると危険です。

最近の自然災害は、予期せぬ大きな被害を招くことが多くなってきました。管理組合の中でも、電子媒体の重要文書を保管して、いざという時に役立てるようにサーバに保管しておくと安心ですね。

「新年の抱負 2020年はWeb化に取り組む!」で綴ったように、新年2020年は、WEB化に取り組みます。マンションの理事会文書も対象です。WEB化情報は、メールアドレスを登録して、メルマガを読んで頂けると情報を漏らさずに受け取ることができます。

更新情報のメールが届きます。メールアドレスを入力して「購読!」ボタンを押してください。

おわりに

マンションの理事会で配布された各種文書や議事録をWEB化することは、理事会(=区分所有者)にとってもメリットがあると思います。

WEBを使った情報を公開することは、よからぬ詮索をされることがなく、理事会に対する意識付けを行うのにも効果的なのではないでしょうか。

WEBでの掲示は、マンションの外部所有者にも必要な情報が容易に届きます。懐疑的に思っている住民にも説明ができますし、過去資料からは、管理組合運営に役立つ資料を得ることができます。

最近は、携帯電話やスマートフォン(スマホ)の利用履歴や金融機関やクレジットカードの取引明細なども、WEB化する方向にあります。資源の節約にも貢献するのだと思います。

住民アンケートは行うのですが、アンケートの結果が開示されないため、どのような結果になったのか分からないという経験をしています。

「アンケートの集計はエクセルで簡単でよいので明らかに!」にも綴りましたが、簡単でよいので、アンケート結果を開示してほしいものです。住民アンケートの協力度にも影響するのではないでしょうか。

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