マンションの掲示板を電子化する－無料お試し－
「マンションの掲示板を電子化する－既存システム－」で綴ったように、マンション掲示板の電子化を導入するためには、試験的に試して利用して頂くことが必要だと感じました。しかも、無料でお試し利用ができないと評価ができかねるのではと思いました。そこで、先着限定５管理組合を対象に無料お試しを行うことにしました。Ｗｅｂ化チラシのダウンロードもできます。
■ 目次 ■
無料お試しチラシ
無料お試しをご希望の管理組合は、下記の問い合わせフォームから、題名に「お試し希望」と記入して申し込んでください。ただし現時点で「Ｗｅｂ化システム」ができているわけではありませんので、あくまで「予約」となることをご了承願います。
[contact-form-7 id="5956" title="問い合わせフォーム"]
５管理組合に限定したのは、まだお試し段階であるのと、それ以上引き受けても管理することができかねると判断したからです。
「Ｗｅｂ化システム」を検討しやすいようにチラシを作成しましたので、ダウンロードしてご活用頂ければ幸いです。チラシには簡単に書きましたが、以下の問題点を解決できるものと思っています。
■Ｗｅｂ化チラシ
管理規約が配布されず
マンション管理規約は生き物です。新しい規約や変更があって当たり前です。管理規約の変更があっても、住民に管理規約が配布されていないことが多いです。古い管理規約が正しいと判断して、勘違いをする住民がいないようにしたいと思います。
マンションの売買があった場合は、旧オーナーが新オーナーへ管理規約を渡さなければならないのですが、紛失してしまった場合も配布されないことになります。
マンション住まいの方が守らなければならない基本的なルールが記されている「管理規約」、紙ベースだと「検索」することができないのも不便だと思います。
提案の簡素化
マンションのことを思って提案を行うことがあります。しかし紙ベースの提案書だと面倒だったり、図やイラストが描けないでイメージが伝えきれないこともあります。時には、図面が必要だったりします。
提案を受けて検討を行う管理組合も、文章ばかりだと提案内容が分かりにくく、正確に伝わらないということにもなりかねません。時には、動画で伝えることも可能となります。
過去議事録の参照
理事会議事録や総会議事録を読み返したくなる場合があります。過去の議事録を参照する場合は、管理組合または管理会社にお願いして、書庫等から探す必要があります。
その場合は、所定の手続きが必要であり、管理人に負荷がかかります。「働き方改革」が叫ばれていますので、あまり管理人の負担を掛けないようにしたいものです。
電子化してあれば、Ｗｅｂから検索すれば、すぐに目的の議事録を読むことができます。新しい理事になった場合は、昨年の理事会議事録が必要になる場合もあります。
外出先からの閲覧
「排水管清掃日」や「消防設備点検」、「ゴミ出しの日」など、電子化することによって、マンション外からでも、知りたい情報を気軽に閲覧することができます。
掲示板には貼ってあったのだが、覚えていないので確認したいという場合も有効です。「理事会開催のお知らせ」などもＷｅｂ化すれば、日程や時間を確認できて便利だと思います。
一斉通知したい
通常総会の案内など、重要なイベントの日を一斉通知することがあると嬉しいと思います。「エレベーター保守点検のお知らせ」など、生活に欠かせない情報を一斉に通知できる機能を考えています。
災害時の情報提供、大規模修繕工事にも応用できるのではないかと考えています。どんなことをマンション住民に一斉通知するのがよいのかは、使っていくうちに考えましょう。
アンケートの回収
新しいサービスを導入する場合は、まずマンション住民にニーズがあるかどうかを確認するために、住民アンケートをお願いするケースがあります。
そのためのアンケートの回収を速やかにできるでしょう。しかも、回答した内容を集計することも電子化の回答であれば簡単にできるのではないでしょうか。
住民アンケートの結果は、住民に報告していますか。「アンケートの集計はエクセルで簡単でよいので明らかに！」で綴ったように、アンケートに協力してくれたのだから、結果を開示すべきです。
アンケートを行うのは、方向性を探るためですよね。であれば、どういう方向性になったのかを住民に知らせるべきです。
総会出欠票の提出
総会出欠票の提出がＷｅｂからできれば便利だと思います。紙で配布された総会出欠票に書く必要もないし、所定の場所へ提出に行く必要もなくなります。
アンケート同様、総会出欠を簡単に集計することができます。ただし、紙媒体との並行が必要と思っています。
専用サイトの導入は敷居高い
「マンションの掲示板を電子化する－既存システム－」で綴ったように、既存のシステムは、いくつかすでに存在しています。
ただし、デメリットは過剰なサービスであるため、導入費用や維持費が高いということです。不必要な機能を排除して、使うべき機能のみに限定することで、使いやすいＷｅｂシステムにしたいと考えています。
更新代行
掲示板には、常に最新の情報が掲載されるべきです。でなければ、Ｗｅｂを使う意味がありませんから。
マンションでの生活情報は、刻々と変化していきます。Ｗｅｂに掲載すべき情報をメールで頂いて、更新を代行する仕組みを取り入れる予定です。
理事長や理事が変わると更新されないことがあります。理事が毎年交代しても、継続維持できる仕組みを構築すべきと考えています。
Ｗｅｂの更新を代行する方法を確立することで、理事長や理事が交代しても、必要な情報が得られます。
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試験的な運用を行わないと、本格導入の判断は難しいのでは？と思います。そのため先着限定５管理組合を対象に、無料でお試しを行うことにしました。
ある程度の期間お試しを行った後で、住民アンケートを行って継続利用するのか止めるのかを決めることができると思います。
既存のサービスは、会社の事業として展開しているため、システム的にも素晴らしいものがあるのは承知しています。
ただ、費用対効果を考えると、若干疑問が残ることはあります。ＩＴに詳しい理事が運営している間は、きちんと機能するが、ＩＴに詳しい理事が退くと途端に機能しなくなったという例を知っているからです。
ホームページ制作会社へ依頼すると、作ってくれた当初のまま更新がない残念なホームページが存在します。
なんと勿体ない使い方をしているのだと感じます。Ｗｅｂ（ウェブ）は然るべき時に然るべき内容を更新して役立つのだと感じています。
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