マンションの掲示板を電子化する－フロント連絡先－

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「新年の抱負 2020年はＷｅｂ化に取り組む！」で綴ったように、２０２０年は、マンションで共有する情報を電子化することに取り組みます。「ゲストルーム予約のために、フロントの連絡先って何番だっけ？」などと突然連絡したいときに、フロントの連絡先が分からない経験はありませんか。掲示板を電子化するなら、マンションで必要な基本情報も記載すべきだと思いました。夜間トラブルがあった場合の緊急連絡先などの記載も必要ですね。

記載すべき基本情報

Ｗｅｂ化するにあたり、どんなことを記載されているべきかを考えています。自分が住むマンションの場合は、ゲストルームを予約する場合は、フロントへ直接申し込むか電話で申し込むことになっています。

電話で申し込む場合、「フロントの電話って何番だっけ？」と意外と分からないことがあります。これは、自分の経験なのですが、全員が分からないわけではないと思いますけど。

マンションによっては、フロント専用のメールアドレスへメールして予約ができる方法やＦＡＸを送信する場合などゲストルームの予約方法も色々あります。

マンションによっては、フロントではなく、コンシェルジュ・管理員窓口と呼んでいる場合もあります。要するに、総合受付のことです。

管理会社へも連絡することがあるでしょう。しかし、受託している管理会社の電話番号は覚えていないし、夜間にトラブルがあった場合の警備会社の連絡先が分からないと困る場合もあるでしょう。

「どこかに、まとめて必要な連絡先の一覧があればよいのに！」と常日頃思っていましたので、Ｗｅｂ化するにあたって、必要な連絡先を記すべきだと思いました。緊急に連絡しなければならない場合に困ります。

当マンションには、掲示板に夜間連絡先が掲示しています。でも、覚えていないし、掲示板まで情報を見に行くのも面倒なんです。「メモすればよいのに！」と思っても、なかなかできないのです。メモしたとしても、そのメモを紛失してしまうのではと思います。

マンション名が分からない人やマンションの所在地は、さすがに分からない人はいないと思いますが、意外と郵便番号を覚えていないことが多いです。

郵便番号が７桁に増えてから（１９９８年２月２日に、３桁から５桁の郵便番号が、７桁になりました。知っている人は古い人？）、郵便番号を覚えられなくなった人が多くなった気がします。年賀状も手で郵便番号を書くことはなく、パソコン（ソフト）にお任せですからね。

特に、新しいマンションに住み始めた場合や覚えにくい郵便番号の場合は、番号を忘れてしまいがちです。手紙やはがきを書かなくなったのも理由のひとつかも知れないですが。メールでは、郵便番号は必要ないですし、インターネットで調べる人が多いですからね。

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フロント／コンシェルジュへの連絡先は、意外と見落としがちなのかもしれません。落とし物を探している、共用廊下の電気が点かないなど連絡することはないでしょうか。

マンションの所在地や必要な連絡先を「基本情報」と呼ぶのが正しいのかどうかは分かりません。しかし、意外と連絡先一覧がないような気がします。最寄り駅の時刻表や転入／転出手続きなど市区町村役場のリンクもあると便利かと思いました。

理事長をしていた頃は、管理会社の担当者とは、電子メールで情報のやりとりを行っていました。いまやビジネスに欠かせない電子メールです。管理会社にとっても、連絡先の問い合わせが減るメリットがあるのかもしれませんね。

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