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議事録は語尾にも注意!結論だけではなく経過の要領も要求される!

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理事会の議事録には、語尾を統一すると分かりやすくなります。議事の結論だけではなく経過の要領まで記しているでしょうか。

「理事会議事録の署名人は誰が行うべきなのか」でも綴りましたが、署名をする前に議事録の内容を確認して頂きたいものです。

理事会の議事録に、結論だけではなく、結論に至った経過の要領を記すべきと国土交通省(国交省)のマンション標準管理規約にも定められています。

  • 議事録は語尾にも注意!
  • 経過の要領も記録する!

議事録は語尾にも注意

マンションの議事録に限らず、社会人として仕事で議事録を作成することもあるでしょう。議事録には、語尾まで気を配って記録すると良いでしょう。

語尾が不統一だと読んでいても読む気が失せてしまいます。「ですます調」で書くのか?「である調」で書くのか迷いますが、「である調」で書くことをおすすめします。

「ですます調」は、語尾が「~です」「~となります」という書き方になります。「である調」の語尾は「~である」「~といえる」と言う書き方になります。

議事録は、小説のように長い文章を書けば良いという訳ではありません。議事の内容が完結に短い言葉で記録されることを求められています。

理事会の議事録を実際に作成するのは、管理を委託している管理会社だと思います。メール等で議事録の確認が求められるかと思いますが、内容はもちろん語尾まで気を配っているのかチェックすると良いでしょう。

経過の要領も記録する

国土交通省(国交省)の第49条(議事録の作成、保管等)の2項では、以下のように記されています。

(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。(イ)電磁的方法が利用可能な場合
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。

マンション標準管理規約 第49条(議事録の作成、保管等)

ところが、理事会の議事録を読むと、結論(結果)だけを記載して、議事の経過の要領が載せられていないことがあります。

細かいようですが、マンション標準管理規約に則った議事録の作成であると言えません。さらに、署名と捺印を行う理事もマンション標準管理規約を知らないがために、議事録のチェックを行わずに署名・捺印を行ってしまうことがあります。

理事会議事録に、議事の経過や要領を記録しないといけない理由は、後日議事録を見てどんな理由で、結論に至ったのかが分からなくなるからです。

理事会に出席した理事は分かるかもしれません。しかし、理事会に出席していない区分所有者には、経緯が分かりません。

後から議事内容についての質問があるかもしれません。議事録で疑問を持たれないように結果のみならず、議事の経過や要領もきちんと記録するようにしましょう。

議事録のテクニックを教えて頂ける環境にある人は良いですが、自ら学ぶ必要がある方は、Kindleを参考にしましょう。

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独身でマンションを購入し、売却を経験した管理人です。失敗や後悔をすることがないように経験から得られた知識を発信することでマンション購入のお役立ちとなるように願っています。「マンションは管理を買え!」と言われるように、購入して後悔のないように願うばかりです。理事長や副理事長の経験もあり、管理委託費の削減も行いました。

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