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理事会のメール決議はありか?緊急事態宣言において開催できない場合

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緊急事態宣言が延長されてしまいました。緊急事態宣言が解除されたら「理事会」を開催しようとしていたマンションの管理組合も多かったのではないでしょうか。

緊急事態宣言中ということで、理事全員の承認があれば、メールによる決議はありなのでしょうか。理事会権限で決議したい項目があるので、早急に決議したいと思います。

  • 理事会メール決議はありか?
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理事会メール決議はありか?

緊急事態宣言の解除後に、理事会を開催しようと考えていた矢先に、緊急事態宣言の延長が決定しました。

森田健作知事が「やむを得ない」という発言をされていますが、仕方がないことであると思います。

マンションの管理組合も、理事会の開催をどうしようかと考えていますが、さらに延長しなければならない状況になりました。

しかし、早急に決議しなければならない事項があるため、最低限のことは、メールで決議を行う予定です。

理事会の権限で、メール決議はありなのかと迷われている管理組合もあるかと思いますが、「公益財団法人マンション管理センター」の「新型コロナウイルス感染拡大におけるITを活用した総会・理事会の開催に関するQ&A」には、次のように記されています。

Q3当管理組合の管理規約では、ITを活用した理事会開催を認める規定がありませんが、現下の状況では参集して理事会を開催することが困難であることから、ITを活用した理事会の開催を検討しています。事態収束後には総会を開催し、管理規約に当該規定を設けることについて追認を得ようと考えていますが、そのような方法が可能でしょうか。

A3一般的には、理事会の運営等については、管理規約の定めによるほか、別に細則を定めることができることとされており(標準管理規約第70条)、あらかじめ管理規約や細則で定めることにより、理事会についてWEB会議システムや電子メール等を用いて開催することは可能です。しかしながら、管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であっても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、新型コロナウイルス感染症への対応が求められる当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そのような対応がなされても不適切ではないと考えられます。いずれにしても、WEB会議システムや電子メール等を用いた理事会を開催する場合、これらを用いることができない理事に対して理事会の議事について質問の機会の確保、書面等による意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や、通常の理事会と同様、管理規約や細則に則り理事会議事録を作成することが必要となる点などについてご留意ください。

マンション管理センターでは、管理規約や細則に理事会の開催方法の定めがなくても、区分所有者からの理解や了承が得られれば可能であると綴られています。

ただし、メールを使うことの出来ない理事に対しては配慮すべしとあります。文書での回答を求めるなどメールが使えないことの対応を行ってくださいということです。

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