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管理組合

マンション理事会の進め方で経験したスムーズな方法

投稿日:

マンションの理事長を経験した関係で、スムーズな理事会の進め方のコツを綴ります。理事長ではなかった時期には、3時間の理事会が平気で行われていましたので、「理事会が長い」と思っていました。理事の負担軽減の意味もあり、理事長になってスムーズ化に取り組み、成功した経験を綴ります。

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マンション理事会の進め方でスムーズ化を

管理人:info-mansionは、理事長・副理事長・平理事と役職を経験しています。どんな性格の方が理事長となるかによって、理事会の開催時間に相違があるような気がします。

理事長が話好きだと理事会も長時間化する傾向にあります。意識して理事会の時間を短くすることを心掛けないと長くなってしまいます。

理事会時間の短縮化は、出席理事の負担軽減だけではなく、管理会社の担当者の負担軽減にもつながりました。まさにウインウイン(win-win)関係の構築です。

スムーズ化にあたり、理事会の進め方を前理事長時代から以下のように変更を行いました。その結果3時間も時間を要していた理事会が、1.5時間と半分に短縮することに成功したのでした。

理事会が長くて困っている管理組合の皆さんも、理事会開催時間の短縮化の参考にして頂けると幸いです。

事前に理事会資料の提出を

「理事会が長いのでスムーズに進めるため工夫した経験」で綴ったように、理事会当日に理事会資料が管理会社から出されて、即決が求められました。

しかし、即決できる内容と考えなければならない内容があり、考える時間が理事会で必要となっていました。その考える時間が長くなる原因のひとつであると考えました。

理事会の開催前に、各理事に資料を配布して事前に検討して頂くことで、スムーズな理事会の開催が進められたのだと思います。

理事会当日の資料と事前配布の資料が異なる場合もありますが、大筋の資料内容は同じです。当日の資料と事前配布資料が相違する場合は、管理会社の担当者から説明をして頂くことにしています。

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事前に理事会の意見を

事前配布の資料を各理事が見ることによって、考えをまとめることかできます。そして、その考えを選択して頂くことで意見を集約しています。その選択肢とは、

1.賛成
2.反対
3.当日説明を聞いて判断

という3つの選択肢を基本的に用意しますが、議案によっては、「条件付き賛成」という選択肢を用意する場合もあります。「条件付き賛成」というのは、例えば、基本的に賛成ではあるが、値引き交渉が成功したら賛成するというものです。

もちろん、上記以外の選択肢を取り入れてもよいと思います。目的は、あらかじめ意思の確認を行うことにあるのですから。

その他、疑問点や意見も事前に回答して頂いています。回答頂いた内容を当日の理事会話し合うことで、当日の理事会開催時間の短縮にもつながっています。

理事長だからと言って、マンション管理規約の内容を全て把握しているというわけではありません。マンションの管理規約を読んで調べたり、国土交通省(国交省)のコメントではどのように述べられているのかということを事前に調べて回答することも可能となります。

効率のよい回答を理事に行うことができるのがメリットです。

前回議事録の確認

理事会の初めの議題が、前回理事会議事録の確認があります。しかし、前回議事録の確認は、理事会終了後に、メールで議事録の添削が管理会社から行われています。

添削が終了すれば、理事長と理事会出席者2名の署名・捺印を行います。その後、掲示版に議事録が貼られるほかマンション全員に議事録の配布が行われます。

ということは、理事会で確認すべき議事内容ではなく、すでに終わった議題であると認識しています。

一応、理事には、他の議事と一緒に承認の回答を頂きますが、全員が「了承」という回答を頂きますので、一瞬で議事録確認の議題は終了します。

「了承」しなかった場合は、議事録を再作成して、再署名・再捺印・再掲示・再配布と面倒となりますけれどね。幸い、了承しなかったケースは一度もありませんでした。

おわりに

マンションの理事会の進め方は、理事長の手腕が試されます。各理事をまとめるのが、理事長の務めであるからです。

どのように理事会を進めるのがよいのかは、理事長の考えで決まります。効率的にスムーズに理事会を進めるポイントは、事前の準備を怠らないことです。ぶっつけ本番の理事会の開催では、スムーズな議論ができない場合があります。

理事会が長いことが、よい理事会であると勘違いをするマンションの理事会もあるようです。時間ではなく、その中身が大切ですから。「働き方改革」にも通じるところがあるのでしょうか。

マンション理事会の進め方で経験したスムーズな方法

時間短縮のため事前準備は必要です。

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