理事会をオンラインで開催するために最初にすべきことは？成功のポイント！
廣田信子さんが「まんしょんオタクのマンションこぼれ話」で、「『理事会オンライン化』に成功したマンションは最初に何をした？」という記事を掲載しています。
新型コロナウイルスの影響で始まった対面の理事会からオンラインによる理事会の開催ですが、スムーズに導入出来た管理組合と出来ていない管理組合があります。
スムーズにオンライン理事会に移行した管理組合との相違点を知ることで、どのようにすればオンラインでの理事会が行えるのかを学んだ記事でした。
- オンラインで開催成功ポイント
■ 目次 ■
オンラインで開催成功ポイント
廣田信子さんが「まんしょんオタクのマンションこぼれ話」で、「『理事会オンライン化』に成功したマンションは最初に何をした？」という記事を掲載しています。
新型コロナウイルス感染が落ち着いて来ましたが、オンラインによる理事会の開催は、理事会参加者が増えるというメリットがあることが分かりました。
テレワーク（在宅勤務）のメリットを活かした仕事を継続している会社もあり、テレワークは、新型コロナウイルス対策だけのためのものではないことが分かっています。
同じように、管理組合でも定期的に行われる理事会のあり方が問われています。従来の対面による理事会の開催にこだわる必要がないことが分かって来ました。
スムーズにオンライン理事会が開催することが出来たマンションと対面の理事会が開けず、理事会の活動が行えないという両極端のマンションに二分されているのが現状だと思います。
スムーズにオンライン理事会の開催に成功したマンションは、どのような対応を行ったのか興味があったので、非常に参考になった記事でした。
スムーズな開催を実現したのは、高齢者の理事に、メールとオンラインソフトをあらかじめ入れた不要スマホを貸し出すことでした。
自分でスマホやパソコンを用意しないといけない場合は、ハードルが高く導入に時間がかかりますが、不要スマホを貸し出すのは良いアイディアだと思います。
次年度の理事にも貸与が可能ですからね。必要に応じて管理組合でスマホを用意しても良いですね。会社から支給される携帯電話のようですけどね。
業者に依頼
スムーズにオンライン理事会に移行するためには、機材のセッティングが必要となります。パソコンに抵抗がない方であれば、自分でセッティングを行うことも容易であるが、あまりパソコン操作に慣れていない方にとって、セッティングは難しいようです。
業者に依頼して、オンライン理事会を行うことが出来るようにセッティングを行ったということです。不明点なども業者であれば、抵抗なく聞くことが出来るのではないでしょうか。
理事に依頼
理事の中にパソコン操作に慣れている方にセッティングを行って頂くことです。大規模マンションであれば、多くの理事が参加しているため、ＩＴに詳しい方がいるのではないでしょうか。
中には、仕事としてパソコン操作を行っている人、趣味としてパソコン操作に詳しい人もいるでしょうね。
スムーズなオンライン理事会が出来るのかどうかは、理事の中パソコンに詳しい人や積極的にオンラインに導入しようという人がいるのかによるところが大きいようです。
初めは、オンラインと従来の対面式とのハイブリッドでの理事会をスタートさせ、徐々に全理事がオンラインで参加出来るようにするのが、スムーズなオンライン理事会の開催方法です。
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オンライン理事会の開催の妨げとなっているのは、管理組合の理事ではなく、管理会社の担当者だったりします。
オンライン理事会にすれば、管理会社の会社や自宅からオンラインで参加することが出来るので、移動時間の短縮や交通費削減・議事録作成のための録音も容易に出来てメリットがあると思うのです。
私が知る限り、管理会社が積極的にオンライン化の導入を勧めるケースはあまり聞きません。管理会社が積極的ではない理由が知りたいものです。
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