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マンション管理会社の対応が遅い理由!ランクが原因なのかも?

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「管理会社の対応が遅い!」と思われることはありませんか。

管理組合・理事会・マンション住民から管理会社へ依頼した内容の対応が遅くて、困っていると聞きます。

管理会社の対応が遅い原因は、マンション管理組合のランクにも関係するのではないでしょうか。

  • マンション管理もトリアージと同じ
  • マンションのランクを上げるには

管理組合のランクを上げることで、スムーズな対応に結び付きます。

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管理組合のランクとはトリアージと同じ?

管理会社は、複数のマンションの管理を請け負っています。さらに、一人のフロント(担当者)は複数のマンションを担当しています。

一人の担当者が、マンションの管理に費やすことのできる時間には、限りがあります。

昨今の「働く方改革」の導入により、働く時間が厳密に管理されるようになり、残業を行う場合でも、制限や理由が問われるようになりました。

「マンションの理事会議事録が配布されない(;_;)」で綴ったように、理事会の議事録さえ、数ヵ月も時間が要する場合があることを経験しています。

マンション管理もトリアージ!

複数のマンション管理を行うためには、「トリアージ(triage)」が必要になってきます。

「トリアージ」とは、患者の重症度に基づいて、治療の優先度を決定して選別を行うことです。

救急事故現場では、患者の治療順位や救急搬送の順位・搬送先施設の決定を行うために重要です。

同様に、マンション管理においても、どのマンションの管理を優先して対応するべきなのかを識別することが求められています。

一人の人間が同時に対応することのできるマンションの数は、当たり前ですが、たった一つのマンションとなります。

マンション管理もABC!

在庫管理における「ABC分析」は、ご存知でしょうか。在庫商品の金額や売上などの指標の中から重視する評価軸を決めて分類し、管理する方法です。

Aグループは、在庫が切れないように意識して発注する重要度の高い商品群です。いわゆる売れ筋の商品です。売上への貢献度も高い商品群となります。

Bグループは、毎月定期的に発注する、もしくは在庫が切れた時に発注する重要度が中の商品群となります。

Cグループは、在庫が切れてからでも、発注しても大丈夫な商品群です。比較的重要度が低い商品群となります。

ABCのグループで一番気をつけて在庫を把握する必要があるのは、当然Aグループの商品となります。

マンション管理組合のランクとは

「トリアージ」や「ABC分析」のように、マンションによってランクが付けられているのが管理会社です。

マンションの成績と言ってもよいかもしれませんね。当然、ランクは管理組合へ非公開の管理会社にとっては、重要な情報となります。

どのようにランク付けを行っているのかは不明ですが、どのマンションからどのくらい収益が上がるのか、手を抜いても差し支えないマンション、対応が遅れても影響が少ないマンションを判別していると思われます。

管理会社へ勤めているわけではありませんので、確証は得ておりませんが、管理会社の対応が遅いと思うマンションの管理組合は、管理組合のランクが低いのではないかと思われます。

自マンションのランクを把握する

自分の住むマンションは、管理会社がどのレベルに分類しているのでしょうか。以下の表のようにAランクからCランクに分類されるのではないかと推測されます。

Aランク マンション住民の自治意識が高く、管理組合活動が活発である。
理事長や理事が代わっても、管理組合の活動レベルが変わらない。
Bランク 理事長や理事の一部の人だけが管理に熱心で、リーダーシップもある。
他の理事や組合員は受け身で消極的である。
積極的な理事長が辞めると、管理組合の活動レベルが下がる。
一区分所有者が長期間理事長に君臨し、管理組合を自分のもののように掌握している。
Cレベル 理事長や理事の一部の人だけが管理に熱心で、リーダーシップもある。
理事会が形骸化し、住民もマンション管理に無関心である。
関心の高い理事はいるが、管理組合の意見を代表せず、発言力がない。
管理組合は、管理会社に対して要望もクレームほとんど何も言わない。

管理組合の活動状況を管理会社は判断していると思われます。理事会や通常総会(委任状・議決権行使書を除く)への出席者の割合も関係すると思います。

理事になったら、理事会を欠席しないようにしましょう。内容が分からないからと言って、欠席することのないようにしましょう。

マンション管理会社は、何度も理事会や総会に出席しているので、内容を熟知しているのは当たり前のことです。

内容が分からない場合は、疑問が解決するまで徹底的に質問することで、管理組合の活動に熱心であるという印象が残せます。

ランクを上げるには

Cランクのマンションであれば、まずBランクのマンションを目指しましょう。Bランクのマンションであれば、Aランクのマンションを目指しましょう。

ランクを上げるためには、誰が理事長になったとしても、同じ管理組合の活動が行えるようにすることです。

そのためには、任期が終わったから面倒は見ないではなく、次期理事会が運営できるように経験者のサポートも必要です。

そのためには、「半数改選でスムーズな理事長決定で効果の高さを実感した」で綴ったように、理事の任期を2年として、理事長のノウハウを引き継ぐ期間を設けることが効果的なのではないのでしょうか。

半数改選でスムーズな理事長決定で効果の高さを実感した

マンション住民に対しても、理事会への関心を持ってもらうことが必要です。マンションの理事会活動が活発になれば、さらに住みやすいマンションになると分かれば、住民の協力も得られやすいでしょうね。

住民が理事会活動に関心を持っているのかどうかのバロメーターとなるのが、通常総会や臨時総会の出席者の割合だと思います。委任状・議決権行使書でもよいので、まずは管理組合に対して提出が行われているかチェックしましょう。

あわせて読みたい

「理事会は、輪番制で仕方なく引き受けた。」ではなく、「立候補して理事を引き受けた。」という積極性がランクアップの要因にもなるかもしれません。

管理会社は、住民の動きをよく見ています。無関心な住民が多い場合は、ランクも低くなってしまう可能性もあります。そうなると、要望事項に対しての優先度も低くなってしまう可能性があります。

管理会社に、「なめられない」ためにも、マンション管理に熱心な方や過去に理事長を務めた人から知識やノウハウを学んで、Aランクのマンションになるようにしましょう。

管理会社の収益減であるマンションからの管理委託費の金額が関係しています。ある程度の管理委託費も、快適な過ごすためには必要なのではないでしょう。

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