通常総会の進め方！コロナで「新しい生活様式」を考慮した方法

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「通常総会はコロナで延期 管理委託は暫定契約締結に」で綴ったように、通常総会の開催を延期しているマンションは多いと思います。

いつまでも通常総会を延期するわけにも行かず、「新しい生活様式」を考慮した通常総会を実施するマンションも増えて来ました。

通常総会の進め方はどのようにしているでしょうか。

コロナで延期した通常総会の開催を！

新型コロナウイルスの影響で、不要不急の外出自粛が求められ、通常総会を延期しているマンションが多いと思います。

やっと京都、大阪、兵庫の緊急事態宣言が解除され、埼玉、千葉、東京、神奈川、北海道も緊急事態宣言が解除される見込みとなってきました。

全国の緊急事態宣言解除

５月２５日、埼玉、千葉、東京、神奈川、北海道の５都道県の「緊急事態宣言」解除されました。

緊急事態宣言が解除されたからと言っても、第２波・第3波が来ないとも限らないため、「新しい生活様式」が求められています。

そうなると、今まで延期していた「通常総会」を開催するべきであるという意見も聞かれるようになりました。

現在マンションの理事をされている方（特に理事長に就いている方）は、早く次の理事にバトンタッチしたいという気持ちがあるように思われます。

いつまでも、通常総会を延期という形で保留のままにしておくこともよろしくないのではないかと思います。

「新しい生活様式」を考慮した通常総会

「新しい生活様式」を考慮した通常総会とは、どういうスタイルで開催することなのでしょうか。

感染防止の３つの基本は、

1. 身体的距離の確保
2. マスクの着用
3. 手洗い

の３点が基本となります。

具体的には、人との間隔はできるだけ２m（最低１m）空けること。会話をする際は可能な限り真正面を避ける。マスクを着用して総会に臨むことが求められています。

緊急事態宣言が解除されたからと言って、新型コロナウイルスが全てなくなったというわけではないので、通常総会の出席者には、注意をして頂きたいものです。

ソーシャルディスタンスの確保

ソーシャルディスタンスを意識した座席の確保を行うところが増えて来ました。飲食店・映画館・遊園地の乗り物・飛行機・銀行など様々な業種業態で取り入れられています。

マンションの通常総会でも、ソーシャルディスタンスを意識した座席の確保を行いましょう。

２部・３部制の導入

人との間隔はできるだけ２m（最低１m）空けることです。いつも通常総会の会場として利用している集会室で、ソーシャルディスタンスを確保することが難しい場合は、通常総会の進め方を工夫しませんか。

一度に集会室に入る人数を少なくするために、２部制あるいは３部制の通常総会に変更します。

階数で分けるか、住戸番号の末尾で分ける、棟の位置で分けるなど分け方は、マンション毎によって異なりますが、１回あたりの出席人数を少なくする工夫が必要です。

屋外での通常総会開催

従来、集会室で行っていた通常総会を、思い切って屋外で行います。マンション内に専用の広い公園のような場所があれば、広場で行います。

もし、広い公園がなければ、駐車場で行うことも工夫しましょう。通常総会中は、駐車場の車は別の場所に駐車して頂くことや総会中に車に乗って移動することは避けてもらいます。

大きな会場を借りて開催

いつもマンション内の共用施設の集会室で通常総会を開催しているのではあれば、もっと広い大きな会場を借りて行いませんか。

ソーシャルディスタンスを確保して、通常総会を実施します。会場費が必要となるのは痛いですが、安全を考慮したら仕方がないかもしれません。

小規模なマンションだと、管理人室やロビー等で通常総会を行うところもあるようです。

オンライン通常総会

「コロナウイルスでマンション管理組合の理事会は無料ZOOMで」で綴ったように、ZOOMを使った通常総会を開催してはいかがでしょうか。

公益財団法人「マンション管理センター」が、２０２０年５月２０日に掲載した「新型コロナウイルス感染拡大におけるＩＴを活用した総会・理事会の開催に関するＱ＆Ａ」のＱ１では、以下のように綴られています。

Q1：
区分所有法における集会の開催について、ITを活用することはできますか。

A1：
(1)電磁的方法による議決権行使区分所有者は、規約または集会の決議により、電磁的方法によって議決権を行使することができるとされており（区分所有法第39条第3項）、集会に出席せずに、電子メールの送信やＷＥＢサイトへの書込み等の電磁的方法を用いて議決権を行使することができます。なお、事後の紛争の発生を防止する観点から、議決権を行使する区分所有者の本人確認のため、電磁的方法を用いた議決権の行使に際して電子署名を付することとしたり、あらかじめパスワードを割り当てておき、これを入力することとしたりすることが望ましいと考えられます。

(2)WEB会議システム等を用いた集会の傍聴集会が行われる会場をWEB会議システム等を用いて中継し、区分所有者が中継動画を傍聴することは可能と考えられます。

もっとも、この場合には、議決権行使の意思のある区分所有者は、書面や電磁的方法による事前の議決権行使や、委任状等で代理権を授与する代理人による議決権行使を行うことが必要であり、その旨をあらかじめ招集通知等で区分所有者に周知することが望ましいと考えられます。

WEB会議システム等を用いて集会の中継を行うにあたっては、動画配信を行うWEBサイト等にアクセスするためのID及びパスワードを、招集通知等とあわせて通知すること等が考えられます。

なお、区分所有者が、単に傍聴をするのではなく、WEB会議システム等を用いて集会に出席し、議決権を行使することを認めることについては、第三者が区分所有者になりすました場合やサイバー攻撃や大規模障害等による通信手段の不具合が発生した場合等には、集会の決議が無効となるおそれがあるなどの課題に留意する必要があります。

ＩＴを活用したオンライン総会の開催も可能であるということです。すでにオンライン会議やオンライン飲会が行われていますから、マンションの総会でも開催が可能であるということです。

電子メールの送信やＷＥＢサイトへの書込みによる議決権行使の方法もありであり、WEB会議での開催も可能であるとなっています。

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新型コロナウイルスの感染者が減ったとは言え、まだまだ気を緩めてはいけません。油断していると第２波、第３波が来ないとも限りません。

ＳＴＡＹ　ＨＯＭＥ、自宅で過ごす時間が増え、感染予防の習慣が身についています。「新しい生活様式」を考慮したスタイルの通常総会の開催でありたいものです。

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